Tugas Tata Usaha
Berdasarkan struktur organisasinya tata usaha terbagi dalam beberapa sub bagian yang mana setiap sub bagian memiliki rincian tugasnya masing-masing. Berikut beberapa tugas tata usaha menurut sub bagiannya:
Kepala TU (Tata Usaha)
- Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi
- Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
- Memberi penilaian hasil kerja karyawan
- Menyusun program tata usaha
- Membantu mengelola keuangan
- Membagi tugas tata usaha dan pembantu pelaksana
- Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
Sie Keuangan/Pemegan Kas Cabang (PKC)
- Membuat LPJ keuangan
- Membuat usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA)
- Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra
- Merekap daftar hadir pegawai
- Mengambil dan menyimpan dana rutin
- Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra karyawan
- Membayar belanja dari dana rutin
- Membuat SPJ penggunaan dana rutin
- Menyusun penilaian kinerja bulanan
Sie Keuangan/Pembantu Bendahara Komite
- Mengetik/membuat surat-surat
- Menerima IPDB/iuran
- Membantu mengerjakan pembukuan komite
Sie Sarana/Prasarana (Investaris)
- Pelayanan penggunaan barang investaris
- Mengusulkan penghapusan barang investaris
- Laporan investaris barang secara berkala
- Membuat daftar kebutuhan barang
- mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan
- Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang
- Menyimpan dokumen barang investaris
- Mencatat barang investarus ke buku induk investaris
- Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan
- Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris
- Memberikan nomor kode barang investaris
- Membuat daftar barang investaris tiap ruang
Sie Kepegawaian
- Pelayanan umum administrasi kepegawaian
- Membuat DP3 tahunan
- Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala
- Mengumpulkan data kepegawaian
- Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai
- Membuat SK pembagian tugas karyawan
- Membuat analisa kebutuhan karyawan
- Membuat DUK tahunan
- Membuat data statistik keberadaan karyawan
- Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala
- Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian.
- Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan
Agenda dan Arsip
- Menulis papan statistik
- Pelayanan surat-menyurat
- Membuat lembar disposisi pada surat masuk
- Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
- Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai kelompok/klasifikasi surat
- Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen
- Pengetikan surat-surat
Fungsi Tata Usaha
Dalam menjalankan tugasnya, tata usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
- Pelayanan informasi
- Pelaksanaan urusan keuangan
- Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan
- Penyusunan organisasi dan tata laksana
- Pengelolaan urusan kepegawaian
- Penyusunan peraturan
- dan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengakapan, dan pengelolaan barang milik organisasi/instansi
Sumber : https://guruakuntansi.co.id/tata-usaha/